Entre todas las aplicaciones para realizar videollamadas o conferencias, Zoom se hizo un lugar estos últimos años; pasando a ser una herramienta de la educación a distancia, el teletrabajo, ciertos eventos virtuales y las reuniones de amigos. Es probable que tu interés por Zoom se encuentre ligado al teletrabajo, porque es un modelo que ha pisado fuerte en muchas empresas. Saber cómo programar una reunión en Zoom se ha convertido en una necesidad. Es recomendable tener algo de experiencia en el tema, pues no se sabe qué día habrá que pactar una reunión.
Cuando eres usuario o administrador con un plan básico dentro de Zoom, tienes permitido invitar a un máximo de 100 personas en cada reunión. Si hay tres o más personas, la reunión finalizará transcurridos 40 minutos (si te parece poco, se puede expandir la duración con una licencia especial).
Teniendo en cuenta lo anterior, pasaré a explicar cómo programar una reunión en Zoom.
Descargar la aplicación de Zoom en Android
Cualquier dispositivo con una versión de Android 5.0 o superior, puede instalar la última versión de Zoom desde la Play Store. No ocupa tanto espacio al descargarse, como otras aplicaciones.
Si no tienes una cuenta en esta plataforma, puedes iniciar sesión con Google. Al completar el registro, podrás iniciar sesión con Google tanto desde la aplicación móvil como en la versión de Zoom en otro sistema operativo.
Versión gratuita y las licencias de Zoom
Como mencioné anteriormente: si la reunión que estás realizando tiene tres o más usuarios dentro, va a terminarse automáticamente cuando pasen unos 40 minutos (si el administrador no la ha dado por culminada antes). Al menos si tu cuenta es gratuita, sin ninguna licencia o complemento.
Para sortear ese problema, Zoom permite que el administrador de un equipo asigne licencias a un usuario. Estas pueden ir desde los 15 hasta los 50 USD mensuales, dependiendo de qué ofrece cada una. Con una licencia de, por ejemplo: “reuniones grandes”, el límite de 100 usuarios puede ampliarse hasta los 500 o 1000 cuando programes una reunión.
Una licencia de Zoom Pro también puede resultar útil cuando necesitamos correctores de salas de conferencias y otros complementos para las reuniones: como grabación y guardado en la nube, funciones especiales para seminarios web, conferencias, más almacenamiento para compartir archivos, etc.
Para más información puedes leer sobre qué es Zoom.
Cómo programar una reunión en Zoom
Sólo los administradores pueden programar una reunión en Zoom, así que pon atención para que todo salga a la primera. Si las personas que planeas invitar tienen diferentes horarios, procura que la reunión sea en un momento donde todos o la mayoría de las personas puedan participar.
Voy a programar una reunión desde dos dispositivos diferentes: primero usaré la aplicación de Android y después la versión web de Zoom, para quienes prefieren usar la app móvil sólo para entrar a las reuniones:
Cómo programar una reunión en Zoom desde Android
- Abre la aplicación de Zoom e inicia sesión en tu cuenta.
- En la pantalla principal de “Reunión y Chat”, toca un botón con icono de calendario que dice “Programar”, está en el carrusel de arriba.
- En la nueva pantalla indica el tema de la reunión, la fecha y hora de inicio. Después te pedirá el tiempo aproximado de la reunión. Sin licencia lo máximo son 40 minutos. También debes seleccionar qué zona horaria se tomará en cuenta. Puedes utilizar el “tiempo universal”, o sea la UTC (antes de elegir la zona horaria, tienes que debatirlo con las personas que van a participar en la reunión).
- En la aplicación de Android está la posibilidad de usar tu ID personal como el ID de esta reunión. Te recomiendo tener desactivada esa opción, así se generará un nuevo ID por cada reunión.
- Puedes personalizar el código de acceso a la reunión y habilitar la sala de espera, por defecto está desactivada. Cuando se activa, el administrador debe permitirles el acceso manualmente (durante la reunión).
- En las opciones avanzadas puedes activar una para grabar la reunión localmente. Estas son opciones más secundarias que te pueden ser de utilidad o no.
- Guarda la programación de esta reunión. Pasarás a una pantalla con la información de la reunión que acabas de programar, recuerda tener a mano el ID y el código de acceso, hay que enviarlos a los participantes.
- Cuando sea la hora entra a la pantalla de las reuniones y busca el tema en cuestión. Toca en “Iniciar” y espera a que todos entren.
Cómo programar una reunión en Zoom desde la computadora
- Abre la página de zoom.us en tu navegador favorito e inicia sesión en la cuenta previamente registrada. Este proceso también es muy parecido si tienes la aplicación de escritorio de Zoom.
- En el panel izquierdo, selecciona “Reuniones” y presiona el botón de “Programar reunión”, que se encuentra en el lateral derecho.
- En la nueva página indica el tema de la reunión, la fecha, hora de inicio y la duración estimada. Sin licencia, Zoom te dirá que lo máximo son 40 minutos. También debes seleccionar qué zona horaria se tomará en cuenta. Puedes utilizar el “tiempo universal”, o sea la UTC (antes de elegir la zona horaria, tienes que debatirlo con las personas que van a participar en la reunión).
- Hay dos opciones que te pueden interesar: ID de la reunión (posteriormente se lo puedes compartir a los invitados) y Seguridad. Esta última es para impedir que las personas con el ID y la clave de la reunión, puedan entrar directamente; si está habilitada, el anfitrión o administrador debe permitirles el acceso manualmente (durante la reunión).
- También puedes silenciar automáticamente a las personas que entren, grabar la reunión localmente, etc. Estas son opciones más secundarias.
- Guarda la programación de esta reunión. Se te trasladará a una página con la información de la reunión que acabas de programar, recuerda tener a mano el ID y la clave de acceso, hay que enviarlas a los participantes.
- Cuando sea la hora entra a la página de las reuniones y busca el tema en cuestión. Presiona el botón de “Iniciar” y espera a que todos entren.