WhatsApp se ha convertido en un elemento imprescindible en nuestra vida cotidiana. Desde coordinar reuniones de trabajo hasta compartir memes con amigos, la app de mensajería más popular del mundo acumula una gran cantidad de conversaciones y archivos que, si no se gestionan correctamente, pueden convertirse en un caos digital difícil de manejar. Por suerte, tenemos consejos para organizar WhatsApp.
Existen múltiples funciones y trucos que te ayudarán a mantener tu WhatsApp perfectamente organizado, para que puedas acceder fácilmente a los mensajes importantes, optimizar tu espacio de almacenamiento y separar tu vida personal de la laboral sin dificultad.
Organiza tus chats utilizando las listas personalizadas
Una de las funciones más útiles que WhatsApp ha implementado recientemente es la de crear listas personalizadas. Estas te permiten agrupar tus chats en diferentes categorías como “Trabajo”, “Familia”, “Estudios” o cualquier otra que se te ocurra. De este modo, tendrás una forma mucho más rápida de acceder a tus conversaciones sin tener que hacer scroll interminablemente.
Para crear una lista solo tienes que ir al apartado de “Listas” dentro de los ajustes de WhatsApp. Ahí podrás asignar un nombre a cada grupo y añadir los chats individuales o de grupo que quieras incluir. Además, puedes modificar estas listas en cualquier momento, añadiendo o eliminando conversaciones según tus necesidades.
WhatsApp también te permite acceder rápidamente a estas listas desde la pantalla principal de la app. Solo tienes que deslizar hacia abajo en la pestaña de chats para ver los filtros disponibles y elegir el que más te convenga.
Fija los chats más importantes para tenerlos a mano
¿Tienes algunas conversaciones que revisas constantemente? WhatsApp te permite fijar hasta tres chats en la parte superior de la lista para tenerlos siempre visibles, sin importar la última vez que hayan recibido un mensaje.
Para hacerlo en Android, simplemente mantén pulsado el chat y selecciona el icono de la chincheta. En iOS, desliza el chat hacia la derecha y aparecerá la opción para fijarlo. Esta función resulta muy útil para tener a la vista conversaciones con tu jefe, tus clientes, tu pareja o tu grupo familiar.
Además de fijar chats, también puedes utilizar el filtro de favoritos para agrupar los chats que consideres más relevantes. A diferencia de los fijados, este filtro no tiene límite, y puedes añadir tantos contactos o grupos como desees.
Crea accesos directos a tus chats más frecuentes en la pantalla de inicio
Si usas Android, puedes crear accesos directos para abrir un chat específico directamente desde la pantalla principal de tu móvil, sin tener que pasar por la aplicación de WhatsApp.
Para hacerlo, abre el chat que quieras, pulsa en los tres puntos de la parte superior derecha, selecciona “Más” y luego “Crear acceso directo”. Automáticamente se generará un icono con la foto de perfil de la persona o grupo en tu pantalla de inicio. Ideal para conversaciones que revisas constantemente.
Archiva las conversaciones que no necesitas a diario
WhatsApp permite archivar chats de manera que desaparezcan de tu bandeja principal sin tener que borrarlos. Esta opción es ideal para esos chats con los que no hablas a menudo, pero que no quieres eliminar porque pueden contener información importante.
En Android, basta con mantener pulsado sobre el chat y tocar el icono de archivar. En iOS, tienes que deslizar hacia la izquierda dentro de la pestaña de chats y tocar “Archivar”.
Si más adelante alguien envía un mensaje en esa conversación, esta volverá a aparecer entre tus chats activos, a menos que tengas activada la opción “Mantener los chats archivados” desde los ajustes del sistema. Esta configuración evita que los chats archivados vuelvan a tu lista principal cuando reciben nuevos mensajes.
Usa los mensajes destacados para guardar información importante
Si alguna vez has perdido tiempo buscando un mensaje relevante, los mensajes destacados te ahorrarán muchos quebraderos de cabeza. Puedes marcar textos, imágenes o notas de voz con una estrella, y luego consultarlos fácilmente desde el apartado de mensajes destacados.
Para destacar un mensaje, mantén pulsado sobre él y selecciona el icono de la estrella. Este contenido se guardará en una sección específica dentro del perfil del contacto o grupo.
Este sistema es ideal para resguardar direcciones, datos bancarios, recordatorios y cualquier documento o archivo clave. Además, como es personal, los demás integrantes del chat no verán qué has destacado.
Configura filtros para ver solo los chats que te interesan
Con la función de filtros puedes visualizar únicamente algunas categorías de chats: todos los mensajes, solo los no leídos o tus favoritos. Pero, además, WhatsApp está trabajando en la incorporación de filtros personalizados.
Estos filtros funcionarán como listas añadidas, y podrás ver un botón “+” desde la pestaña de chats para crear nuevos filtros y añadir conversaciones concretas. Por ejemplo, podrías tener un filtro para “Clientes”, otro para “Universidad” y otro para “Hobbies”.
Esto te permitirá compartimentar mejor tu tiempo y tus tareas, y centrarte solo en los chats que te interesan en cada momento.
Silencia los grupos o personas poco relevantes
¿Estás en grupos donde recibes cientos de mensajes y apenas lees algo? Puedes silenciar esas conversaciones sin salirte. De este modo, no recibirás notificaciones cada vez que alguien escriba, pero seguirás teniendo acceso a los mensajes si decides echar un vistazo.
Para ello, abre el grupo o chat, pulsa en los tres puntos superiores o en el nombre del contacto, y selecciona “Silenciar notificaciones”. Puedes elegir entre 8 horas, 1 semana o indefinidamente.
WhatsApp no notificará a los demás participantes que has silenciado el chat, así que puedes hacerlo con total tranquilidad.
Activa los mensajes temporales para mantener limpio tu WhatsApp
Otra opción muy útil para organizar tus chats y liberar espacio es activar los mensajes temporales. Estos eliminan automáticamente los mensajes después de un tiempo determinado: 24 horas, 7 días o 90 días.
Se pueden activar por chat o como configuración predeterminada para todos. Desde los ajustes generales de la app, entra en “Privacidad” y selecciona “Duración predeterminada de los mensajes” para aplicarlo de forma global.
Esto es especialmente útil en grupos de trabajo o chats donde se maneja información sensible o efímera.
Exporta conversaciones que quieras guardar por otros medios
Si quieres guardar una conversación para tenerla como respaldo o enviársela a alguien, puedes exportarla fácilmente desde la propia aplicación.
En Android, entra en el chat, pulsa los tres puntos, selecciona “Más” y luego “Exportar chat”. Puedes elegir si lo quieres con o sin archivos multimedia.
En iOS, abre la conversación, toca sobre el nombre del contacto, baja hasta “Exportar chat” y selecciona la forma de envío: correo, apps de notas, etc. El archivo se genera en formato .txt, y si has adjuntado multimedia, se incluirán los archivos en carpetas separadas.
Utiliza un chat personal para anotar tareas y recordatorios
Una forma creativa de organizar tu día es crear un chat contigo mismo. Este truco consiste en abrir tu propio número en WhatsApp (puedes hacerlo desde un grupo donde estés tú solo o desde WhatsApp Web) y utilizarlo como agenda personal.
Allí podrás enviarte tareas pendientes, notas rápidas, enlaces, listas de la compra o incluso mensajes de voz recordatorios. Si lo combinas con mensajes destacados o recordatorios automatizados, puede ser una herramienta aún más potente.
Además, si usas apps como Any.do o Trello, puedes integrar su bot con WhatsApp para recibir y gestionar notificaciones directamente desde tu chat personal.
Realiza copias de seguridad para no perder nada
Por defecto, WhatsApp realiza copias de seguridad automáticas diarias, pero también puedes hacer una de forma manual cuando lo necesites.
Ve a Ajustes > Chats > Copia de seguridad y pulsa en “Guardar”. En Android se almacena en Google Drive y en iOS en iCloud. Esta función es muy útil si cambias de teléfono o restableces el que ya tienes.
También puedes ajustar la frecuencia de la copia (diaria, semanal, mensual) y si quieres incluir vídeos o no para ahorrar espacio.
Organizar WhatsApp no solo te permite ahorrar tiempo, sino también evitar errores tan comunes como enviar mensajes al contacto equivocado o perder información valiosa. Con funciones como las listas, filtros, mensajes destacados, accesos directos, carpetas (en desarrollo) y herramientas externas, puedes convertir tu aplicación de mensajería en un sistema mucho más eficiente y adaptado a tu día a día. Sea para trabajar, estudiar o simplemente mantener la tranquilidad digital, aplicar estos consejos puede marcar una gran diferencia.