WhatsApp Business se ha convertido en una herramienta fundamental para empresas y emprendedores que buscan mejorar la comunicación con sus clientes. Una de sus funciones más útiles es la posibilidad de configurar respuestas automáticas, lo que permite optimizar el tiempo de respuesta y mejorar la eficiencia en la atención al cliente.
Si alguna vez has sentido que responder mensajes en WhatsApp te consume demasiado tiempo, esta guía detallada te ayudará a configurar respuestas automáticas en WhatsApp Business. Aprenderás cómo establecer mensajes de bienvenida, de ausencia y respuestas rápidas para hacer tu negocio más eficiente y profesional.
¿Qué son las respuestas automáticas en WhatsApp Business?
Las respuestas automáticas en WhatsApp Business son mensajes preconfigurados que se envían de manera automática cuando se cumplen ciertas condiciones, facilitando la comunicación con los clientes sin necesidad de que estés disponible todo el tiempo.
Existen tres tipos principales de respuestas automáticas en WhatsApp Business:
- Mensajes de bienvenida: Se envían automáticamente cuando un usuario contacta por primera vez o después de un período de inactividad.
- Mensajes de ausencia: Se activan cuando no puedes responder inmediatamente, informando al cliente que atenderás su solicitud en cuanto sea posible.
- Respuestas rápidas: Mensajes predefinidos que puedes enviar con un simple atajo de teclado.
Cómo configurar respuestas rápidas en WhatsApp Business
Las respuestas rápidas permiten responder de manera eficiente a preguntas frecuentes sin necesidad de escribir la misma respuesta una y otra vez. A continuación, te explicamos paso a paso cómo configurarlas.
Configurar respuestas rápidas en Android
- Abre la aplicación de WhatsApp Business.
- Toca el ícono de los tres puntos en la parte superior derecha y selecciona “Herramientas para la empresa”.
- En la sección de “Herramientas de comunicación”, selecciona “Respuestas rápidas”.
- Pulsa el botón de “+” (añadir) para crear una nueva respuesta rápida.
- Escribe el mensaje de respuesta que quieres configurar.
- Define un atajo para activar la respuesta rápida.
- Si lo deseas, puedes añadir palabras clave para organizar mejor tus respuestas.
- Guarda los cambios.
Configurar respuestas rápidas en iPhone
- Abre WhatsApp Business y accede a la sección “Configuración”.
- Selecciona “Herramientas para la empresa” y luego “Respuestas rápidas”.
- Pulsa el botón de “Añadir” (+).
- Escribe el mensaje de respuesta automática que deseas configurar.
- Elige un atajo para activarla rápidamente en cualquier conversación.
- Añade palabras clave si lo consideras necesario.
- Guarda los cambios.
Cómo utilizar las respuestas rápidas
Para enviar una respuesta rápida en un chat, simplemente escribe “/” seguido del atajo que configuraste. También puedes acceder a las respuestas rápidas tocando el ícono de adjuntar y seleccionando la opción “Respuestas rápidas”.
Cómo configurar mensajes de bienvenida
Los mensajes de bienvenida son útiles para dar una atención inmediata a los clientes cuando envían un mensaje por primera vez. Así se configuran:
- Entra en WhatsApp Business y accede a “Herramientas para la empresa”.
- Selecciona la opción “Mensaje de bienvenida”.
- Activa la opción “Enviar mensaje de bienvenida”.
- Escribe el mensaje que quieres que reciban los nuevos clientes.
- Selecciona los destinatarios (todos, solo contactos nuevos, etc.).
- Guarda la configuración.
Cómo configurar mensajes de ausencia
Los mensajes de ausencia permiten informar a los clientes cuando no estás disponible. Sigue estos pasos para configurarlos:
- Accede a “Herramientas para la empresa” en WhatsApp Business.
- Selecciona “Mensaje de ausencia”.
- Activa la opción de enviar mensajes de ausencia.
- Escribe el mensaje informando que responderás más tarde.
- Configura el horario en el que quieres que se envíe el mensaje.
- Selecciona los destinatarios.
- Guarda los cambios.
Automatización avanzada con herramientas externas
Si necesitas una automatización más avanzada, puedes integrar WhatsApp Business con plataformas de CRM o chatbots. Algunas herramientas populares incluyen:
- Kommo: Permite gestionar clientes y automatizar respuestas en WhatsApp.
- Clientify: CRM que integra WhatsApp para captación y fidelización de clientes.
- ManyChat: Plataforma para crear bots de mensajería con WhatsApp.
El uso de respuestas automáticas en WhatsApp Business permite mejorar la comunicación con los clientes y optimizar el tiempo de gestión de mensajes. Configurar correctamente mensajes de bienvenida, de ausencia y respuestas rápidas asegurará que tus clientes siempre obtengan la información necesaria, incluso cuando no estés disponible. Además, si buscas un nivel más avanzado de automatización, integrar estas funcionalidades con herramientas externas puede mejorar aún más la gestión de tu negocio.
En pos de una mejora en la atención al cliente
WhatsApp Business ofrece diversas maneras de mejorar la atención al cliente a través de la automatización. Esto es especialmente útil para emprendedores que buscan implementar estrategias más efectivas. También es aconsejable que profundices en la funcionalidad de las respuestas rápidas, que te ayudarán a resolver consultas comunes sin perder tiempo.
La implementación de mensajes de ausencia es otra característica esencial, que te permitirá gestionar tus comunicaciones cuando no estés disponible, asegurando que tus clientes no queden desinformados. Recuerda que la integración de estas herramientas facilitará la gestión de tus interacciones a lo largo del día, permitiéndote concentrate en otras tareas importantes de tu negocio.
Finalmente, no olvides que el éxito de tu negocio depende en gran medida de la atención al cliente que brindas. Las herramientas disponibles en WhatsApp Business son aliadas valiosas para configurar respuestas automáticas en WhatsApp Business que potencien tu comunicación. Si deseas conocer más sobre automatización y CRM, te invitamos a investigar sobre plataformas que pueden facilitar esta tarea.